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5 Lecciones para que los Equipos Distribuidos sean Productivos

5 Lecciones para que los Equipos Distribuidos sean Productivos

5 Lecciones para que los Equipos Distribuidos sean Productivos

“Dado que la crisis global está causando que varios equipos sean arrastrados inesperadamente al movimiento “distribuido”, sentí que sería bueno publicar esto de manera más amplia.”


Shishir Mehrotra

La mejores prácticas que aprendí después de diez años trabajando con equipos distribuidos

Al momento de fundar una compañía en la actualidad una pregunta clave es ¿debería ser una empresa “distribuida” o no?, de la respuesta a esta pregunta corresponderá la forma en que la empresa crecerá. 

Parece algo nuevo, sin embargo; yo me hice esa pregunta hace más de 10 años y elegí ese formato para la empresa que estaba creando en aquel momento. Y no soy el único, ni el primero que detectó esta tendencia años atrás, más bien, creo que lo aprendí de las grandes compañías de tecnología como YouTube y Google. Esta última, por ejemplo, tiene miles de ingenieros repartidos en 8 oficinas de ingeniería en todo el mundo, y docenas de oficinas para ventas, asociaciones de contenido, marketing, etc. En este caso Tangelo se construyó en estas bases, apoyándonos en este modelo y no solo “aprovechando al máximo”, sino convirtiéndolo en una fortaleza estratégica.

Hoy Tangelo opera con personas repartidas en diferentes países. Somos un equipo multicultural y multidisciplinario, trabajamos como un equipo sólido, distribuidos por el mundo.

¿Por qué apostar por un equipo distribuido? No se trata solo de talento.

Cuando estés en el dilema entre ser o no un equipo “distribuido”, piensa en lo siguiente:

Es inevitable, mejor comenzar ahora.

Como he visto crecer a muchos equipos, todos finalmente se distribuyen. Para algunas empresas, sucede cuando tienen un equipo de ventas de campo o de éxito que necesita ubicarse cerca de su base de clientes, y de repente hacen que sus jefes de ventas convoquen a reuniones. Para otros, sucede incluso antes cuando su equipo se extiende a través de edificios, o incluso a través de pisos en el mismo complejo. Antes de que se den cuenta, están haciendo videoconferencias en reuniones con personas que técnicamente están en la misma “oficina” pero que están lo suficientemente lejos como para ser inconvenientes.

Algunas empresas, esperan “el mayor tiempo posible”. El gran desafío que esto crea es que desarrollará una dinámica de “sede”.

Un sello distintivo fácil de los equipos que no comenzaron “distribuidos” es que se refieren a las ubicaciones como oficinas “remotas”.

Es estratégico si puede amplificar las ventajas, no solo minimizar las desventajas.

Hay desventajas claras de ser distribuido ー los humanos son sociales por naturaleza y desarrollan confianza a través de muchas interacciones sostenidas ー y se ha dicho mucho sobre cómo mitigar esta desventaja. Pero también hay dos tipos de “profesionale” principales:

Acceso al talento → Diversidad: el profesional más obvio de un equipo distribuido es el acceso al talento que tal vez no pueda o no quiera vivir en su ciudad sede. Pero quizás menos comúnmente dicho es el hecho de que esto abre la puerta a un tipo muy diferente de diversidad. Inevitablemente atraerá a personas de geografías y culturas completamente diferentes, a menudo con una perspectiva diferente del mundo. Y especialmente para los productos que se entregan a escala global, esto es fundamental para poder entender a sus usuarios.

Caos → Estructura: la ventaja menos mencionada es que los equipos distribuidos tienden a desarrollar mejores estructuras para la forma en que operan sus equipos. Como no puede confiar en la conversación del “enfriador de agua”, tiende a documentar y comunicarse en exceso. Dado que muchas de las jerarquías implícitas no están presentes (por ejemplo, no hay una “oficina de la esquina”), tiende a desarrollar estructuras que igualan las jerarquías y pueden alentar la participación.

Cinco lecciones aprendidas en más de una década dirigiendo equipos distribuidos

Lección 1: Configure el espacio de oficina virtual adecuado.

Las empresas a menudo gastan una enorme cantidad de energía, dinero y tiempo en sus espacios físicos. Pero para los equipos distribuidos, esto debe complementarse con un esfuerzo proporcional en los “espacios virtuales”.

El principio clave es desarrollar un espacio acogedor y siempre conectado. 

Lección 2: Diseñe sus reuniones como diseña sus aplicaciones.

Uno de los desafíos clásicos que enfrentan los equipos distribuidos es cómo estructurar sus reuniones. Si se hace mal, las reuniones distribuidas pueden revelar lo peor de las reuniones: discusiones serpenteantes, agendas poco claras, domina la voz “más fuerte”, etc.

Muchas veces me he preguntado por qué no gastamos tanta energía en diseñar reuniones como en diseñar productos. Intente diseñar sus reuniones como un equipo de crecimiento se acerca a un producto. El concepto de un “equipo de crecimiento” solía estar reservado para las compañías de juegos, y se extendió gradualmente a todas las compañías de tecnología, y también se está abriendo camino a través de otras industrias. Los equipos de crecimiento comienzan pensando en sus métricas e incentivos, y configuran sus productos para incentivar los comportamientos que desean fomentar.

El principio clave es pensar en los incentivos que desea en sus reuniones y diseñarlos en consecuencia.

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Lección 3: Rediseña tu sistema de comunicación

Cuando las personas hablan sobre equipos distribuidos, una de las principales preguntas es acerca de la zona horaria: es un paso para distribuirse en diferentes ubicaciones en la misma zona horaria, pero es completamente diferente trabajar en diferentes zonas horarias. Muchas de las normas de zona horaria única se rompen. Lo más importante es que sus patrones de comunicación se dividen y tiene que elegir qué funciona de forma sincrónica y qué debe hacerse de forma asincrónica.

Establecer una estructura de comunicación requiere hacer coincidir el canal de comunicación con su propósito. Ahora podemos contar con canales de comunicación inmediata como Slack, Zoom, Whatsapp, Meet, etc. En nuestro caso, cada equipo tiene una zona horaria distinta, la mensajería instantánea nos ha funcionado.

Lección 4: La conexión humana es importante

Descubrí que la capacidad de un equipo para trabajar bien distribuido se amplifica enormemente si han formado una línea de base de conexión personal y confianza. Curiosamente, no tiene que ser constante; y si se hace bien, una cadencia poco frecuente pero memorable puede ser aún más impactante.

Aconsejaría a los equipos que establezcan una frecuencia clara “en la vida real” que reúna a todo el equipo en un horario anual fijo. Debería ser al menos 1-2 veces al año, y para los equipos que pueden pagarlo, apuntaría a 4. Además, guiaría a los equipos a estructurarlos en un formato regular que se sienta lo suficientemente diferente de la experiencia laboral diaria, donde se puedan formar enlaces y conexiones correctas.

Lección 5: ¡No te olvides de la diversión!

El trabajo no se trata solo del trabajo, sino que los equipos distribuidos a veces pueden sentir que son “todos negocios”. Entonces, ¿cómo puedes divertirte en equipo sin estar en persona? En el lado simultáneo, puedes intentar organizar almuerzos virtuales, fiestas de Starcraft, crucigramas grupales, clubes de lectura, etc. En el lado individual, puedes implementar algunos ejercicios divertidos como una tradición diaria de “más sabe” y “rompehielos” . 

Para más detalle de cada lección descrita en este artículo ve al documento original.

Fuente:  https://coda.io/@shishir/guide-to-distributed-teams

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