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3 Interesantes Herramientas Para Organizar e Identificar tus Prioridades

3 Interesantes Herramientas Para Organizar e Identificar tus Prioridades

  • Tus prioridades en la vida son más claras cuando eres consciente de qué cosas quieres lograr.
  • Hacer un checklist es una herramienta básica de planeación y organización, así como un primer paso a ser más efectivo.
  • Aprende a detectar y decidir qué actividades no merecen tu tiempo.
  • Ordena tu día. Deja lo más importante dentro de él y saca lo que no importa.

Alguna vez has pensando: ¿cómo es que el tiempo no me alcanza?, quisiera que el día tuviera más horas para poder hacer todas mis actividades, o ¿por qué termino tan cansado y siento que no avanzo?. Creo que aquí no hay camino único, ni fórmula secreta, pero sí hay herramientas que nos pueden ayudar a responder estos pensamientos.

Todo mundo tiene las mismas 24 horas cada día, desde el presidente de una nación, hasta una persona sin empleo. Que un día te alcance o sea suficiente, está más relacionado con hacer cosas que te satisfagan. Hacerlas porque son importantes, en lugar de hacer muchas cosas carentes de sentido.

Para poder hacer que cada día te deje con una sensación de hoy todo salió bien, necesitas hacer un ejercicio de introspección (o varios), e identificar lo que te importa, cuando debes decir no y los límites de tiempo que tienes. Para ello te voy a recomendar tres herramientas de planeación y priorización. Pero, antes identifiquemos tus valores.

¿Qué tienen que ver los valores con organizar mi tiempo?

¿Por qué estamos hablando de valores? Porque estos rigen nuestra vida desde nuestro subconsciente. Identificar tus valores te ayuda a tener una comunicación más cercana y congruente contigo mismo y con tus objetivos de vida. Cuando los objetivos de vida son claros, decidir, planear y decir “no”, se vuelve fácil.

Nuestras decisiones diarias son tan rápidas que cuando no tenemos congruencia con nuestros valores, objetivos y deseos; dejamos de ser efectivos y podemos caer en complacer a la gente. Decimos constantemente “sí”, y nos quedamos haciendo actividades por el bien de los demás y nosotros bien gracias. Tu tiempo es valioso y limitado, piensa que con él tienes la oportunidad de hacer cosas grandiosas para tu vida.

Vamos al grano, las tres herramientas que te voy a recomendar son muy sencillas de utilizar. Empieza poco a poco, hasta que consigas organizar tu tiempo por prioridades.

Herramienta 1: Checklist

Esta herramienta es muy sencilla y fácil de utilizar, por supuesto puedes hacerlo en papel o apoyarte de una app de notas. Escribe de manera precisa lo que tienes que realizar, primero en forma de lluvia de ideas. Posteriormente puedes darle orden según qué tanto detalle necesites. Ojo, hay que planear sin caer en el micromanagement.

A cada actividad puedes agregarles el estado en que se encuentra, si es en etapa de planeación, en etapa de gestión o en etapa de seguimiento. Si todavía quieres ordenarlo más, puedes acomodarlas en una tabla como la siguiente:

Herramienta 2: Matriz de gestión de tiempo o de Eisenhower

Esta matriz considera dos variables: nivel de importancia y sentido de urgencia. Al crear la matriz se forman cuatro puntos de encuentro. En cada cuadrante acomodarás las actividades de tu checklist. Este acomodo de tus actividades con la pregunta ¿en qué cuadrante va?, te hace pensar en la importancia de la actividad, así como en si realmente es urgente o puede esperar. Al hacer esto, automáticamente le asignas una prioridad y te da una pauta de acción. Esta es la matriz:

¿La habías visto antes? Si la respuesta es no, vuelve a verla con más detenimiento. Piensa en un par de cosas que tienes en tu lista y acomódalas dónde corresponde. Verás cómo hace sentido. Por ejemplo; sí estás trabajando con un cliente importante y tienes la fecha de entrega a la vuelta de la esquina, ¡Hazlo ya!. Por otra parte, si hay un evento laboral que no es de tanta relevancia para ti, y puede ser que tu asistencia no es indispensable, puedes pensar en si realmente es conveniente ir, o si hay alguna razón para hacer presencia, y si es así, ¿es posible delegarlo?. Si definitivamente no es importante y no te aporta, elimina esta actividad.

Conforme hagas este ejercicio de identificar qué hacer, planear, delegar y eliminar, verás que tus decisiones cada vez serán más sencillas. Este proceso se repite con todas las actividades que tienes que hacer. Recuerda, ¡la práctica hace al maestro!.

Herramienta 3: Agenda electrónica

Ahora que ya desglosaste tu checklist, tu mente está más desocupada. Sobre todo, si utilizaste también la matriz de gestión de tiempo. Tienes certeza y claro curso de acción. Ahora es momento de darle tiempo a tu día. La mejor forma de planear tu día es con una agenda. Puede ser una agenda física o electrónica. Sinceramente las apps de agendas electrónicas son lo de hoy. Te acompañan a todo lugar y no querrás quedarte rezagado con el paso del tiempo y la tecnología.

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Tus horizontes de planeación pueden ser sistemáticos y a largo plazo, o cuando menos, más sencillos y a corto plazo. Tanto si estás pensando a largo o corto plazo, considera hacer un ejercicio mental semanal y otro diario. Hazlos breves para que te crees el hábito.

Hay días que se habrán organizados por sí mismos y sólo tendrás que revisar lo que ya está en tu agenda. Y habrá otros en los que tendrás espacio para ser más creativo y decidir qué te gustaría hacer. La recomendación es que tomes cuando menos 5 minutos cada noche para revisar tu agenda. Esto te ayudará a saber todo tipo de detalles de preparación de tu día, desde cómo debes vestirte, hasta si debes hacer algún contacto de seguimiento o gestión según lo que vimos en la parte del checklist.

Sobre todo, recuerda que la agenda es un sistema de manejo de tu tiempo cada día. Asegúrate de incluir actividades de esparcimiento personal donde sea pertinente, así como el tiempo para tus seres queridos.

Ahora si, a planear y disfrutar sin estrés las 24 horas que tiene cada día

Al terminar de leer este artículo debes quedarte con dos cosas útiles para ti. 1) Sabrás identificar tus valores para que sepas lo que quieres de la vida. 2) comenzarás a utilizar herramientas sencillas que te ayuden a planear tu día.

Dicen que las personas al final de su vida pueden arrepentirse de no pasar suficiente tiempo con sus seres queridos; pero nunca de no pasar suficiente tiempo en su trabajo.
Crea espacio para tus seres queridos, tu salud, y tu desarrollo personal. Recuerda que en la vida, estas son las cosas realmente importantes.

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  • Excelente nota, es muy interesante analizar cómo hacemos cosas que no son prioritarias y luego nos quejamos de no tener tiempo para lo importante,. Gracias por los tips y Felicidades

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