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Google Workspace: ¿Cómo y por qué obtener una cuenta empresarial?

Google Workspace: ¿Cómo y por qué obtener una cuenta empresarial?

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Desde octubre del 2020, Google G Suite se convirtió en Google Workspace, un entorno totalmente digital que facilita el trabajo empresarial. Con sus variadas herramientas ofimáticas, permite colaborar remotamente en tiempo real con equipos de diferentes tamaños, ámbitos y funciones. Ofrece distintos planes de acuerdo a tus necesidades. Conoce sus herramientas, beneficios y cómo obtener una cuenta de Google Workspace.



Principales herramientas de Google Workspace

Tal como la G Suite, Google Workspace cuenta con el servicio de correo empresarial, calendario y espacio de almacenamiento en la nube. Conoce sus principales herramientas.

Herramientas de google Worskpace

Gmail empresarial

Google Workspace provee correos electrónicos con el dominio de tu empresa, por ejemplo, hola@interesante.com y no hola@gmail.com. Además, no cuentan con anuncios publicitarios y permite agregar tu logo a la interfaz. Según el plan que elijas, puedes obtener mayor espacio que la versión gratuita, desde 2TB, hasta espacio ilimitado.

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Google Calendar

El sistema de calendario de Google Workspace permite mantener a la organización sincronizada. Todo el equipo puede ver las ocupaciones agendadas por cada miembro, por lo cual es más fácil acordar citas, reuniones y deadlines. En Google Calendar también puedes agendar reuniones agregando enlaces a videoconferencias e invitando a tantos miembros como necesites.

Google Chat

La comunicación constante y sencilla es esencial. En Google Chat puedes tener conversaciones uno a uno o en grupo. El chat está siempre disponible en Gmail, puedes activar notificaciones siguiendo también las conversaciones desde tu móvil.

Google Meet

Con esta herramienta para videoconferencias puedes comunicarte rápida y eficientemente con el equipo cara a cara. Puedes hacer desde workshops y reuniones uno a uno en videollamada, hasta conferencias con 250 participantes. La herramienta cuenta con un chat en tiempo real, permite compartir tu pantalla, grabar y moderar la reunión. Todas las transmisiones de video y audio desde Meet están encriptadas, lo cual permite a los usuarios trabajar desde cualquier lugar.

Google Drive

Este es el espacio de alojamiento de archivos en Google Workspace. Cuenta con las principales herramientas ofimáticas, entre ellas Google Docs para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Su principal ventaja es que todos los archivos se mantienen en línea y puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Es perfecto para el trabajo en equipos remotos, ya que permite dar acceso a diferentes miembros, trabajar simultáneamente y ver en tiempo real los cambios que cada uno hace.

Trabajo remoto o equipos distribuidos: Más posibilidades y novedades con Google Workspace

La G Suite de Google ya era práctica para el trabajo remoto, sin embargo, con Google Workspace buscan adaptarse a las necesidades actuales del ámbito laboral. Ofrece mayores posibilidades de comunicación, organización, dirección de equipos y seguridad. Estas son las principales novedades que podrás encontrar.

Equipos remotos google workspace

1. Salas Google

Con Google Workspace puedes crear salas, ya sea por equipos, áreas laborales e incluso por proyectos. Puedes incluir miembros, crear archivos y compartirlos con la sala. Todo esto en un mismo espacio ahorrando tiempo y esfuerzo.

2. Enlaces previsualizados en Docs

Google Workspace está trabajando para darnos todo en un mismo lugar sin tener que salir de la Suite, dando menos clics y sin abrir múltiples pestañas. Por ello, este nuevo feature en los archivos Google te permite previsualizar los enlaces sin tener que dar clic y salir del archivo en el que estés, ya sea una página web o un archivo en línea.

3. Google Meet se reinventa

Con esta nueva actualización en Google Workspace, ya puedes ver la reacción de los miembros en videollamada mientras compartes pantalla. Ahora, cada vez que compartas pantalla la videollamada saltará como pop-up para seguir viendo a tu audiencia.

4. Seguridad y protección de datos

Un plus que ofrece Google Workspace es la seguridad y protección de información escrita, oral y en video. Cuenta con un sistema de encriptación que se genera mientras se escribe en el disco sin que los usuarios tengan que realizar ninguna acción o utilizar compañías externas. Google Workspace asegura los datos con distintas claves de encriptación aunque pertenezcan al mismo cliente. Para ello, se emplea un Estándar de Encriptación Avanzada (AES) de 128 bits. Ante la preocupación de sus clientes, Google creó una Web dedicada a explicar todos sus sistemas de seguridad

Beneficios que ofrece Google Workspace

Google Workspace cuenta con servicios adicionales que mejoran la experiencia del usuario y clientes. Estos son algunos beneficios:

  • Soporte técnico 24/7 vía correo electrónico y telefónico.
  • Gracias a sus paquetes, ahorras más en comparación con otros servicios similares.
  • Capacidad de almacenamiento del correo electrónico mayor al promedio en la industria. Cada miembro puede contar hasta con 30 GB para almacenamiento.
  • Acceso a todas las aplicaciones desde el móvil.
  • Mayor inteligencia y almacenamiento de datos.
  • Cursos y artículos para potenciar todas las herramientas Google Workspace. 

¿Cómo obtener una cuenta Google Workspace para empresas?

Como particulares, al crear una cuenta Gmail podemos usar casi todas las herramientas Google Workspace gratis. Sin embargo, para acceder a sus beneficios y últimas actualizaciones, Google introdujo nuevos planes para empresas que se adaptan a las diferentes formas de trabajo y presupuestos, según el tamaño de tu empresa. También cuenta con una prueba gratuita por 14 días para todos sus planes. 

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Planes Google Workspace
*Oferta disponible solo para los nuevos clientes de Google Workspace, para los primeros 20 usuarios que se agreguen y tiene validez por 12 meses. Después de este período, se aplicarán los precios estándares a todos los usuarios. Los clientes pueden cancelar la suscripción en cualquier momento.

Si tu empresa cuenta con menos de 300 empleados, puedes elegir cualquier paquete y comenzar a utilizar Google Workspace inmediatamente. Si tu plantilla laboral es mayor a 300 empleados, comunícate con el equipo de Google Workspace para obtener más información sobre los planes empresariales, o bien, si quieres saber más detalles sobre los planes que incluyen desde protección contra suplantación de identidad, hasta prevención de perdida de datos.

Complementos Google Workspace
Complementos Google Workspace con un costo extra.

¿Cómo migrar desde G Suite a Google Workspace?  

Trabajo remoto. ¿Cómo migrar desde G Suite a Google Workspace?

El cambio desde G suite a Google Workspace se hizo automáticamente para todos los usuarios desde el 15 de enero de 2021. Sin embargo, cada plan o contrato tuvo una transición diferente. 

  • En función del plan: El plan Basic de G Suite, pasó a ser el Business Starter que ahora es el Standard. Hay algunas modificaciones en este nuevo plan, por ejemplo, si requieres conservar Vault tendrás que cambiar tu plan por Business Plus.
  • En función del tipo de contrato: Si tu contrato de G Suite es anual y aún sigue vigente, los cambios no se efectuarán hasta que este periodo finalice. En caso de un plan flexible, los cambios se empezarán a notar según el plan que contrataste.

Activa Google Chat y salas Google Workspace

Para activar Google Chat y las salas de Google Workspace, solo debes seguir estos sencillos pasos para poder utilizar las últimas actualizaciones:

  1. Ve a la configuración de Gmail y presiona la opción ‘Ver todos los ajustes’.
  2. Selecciona la pestaña ‘Chat y Meet’.
  3. En ‘Chat’ escoge ‘Google Chat’ en lugar de ‘Versión clásica de Hangouts’.
  4. Guarda los cambios antes de salir.

¿Conviene cambiar de Microsoft Office a Google Workspace?

Elegir un software de productividad para una empresa ya no es una elección tan simple como solía ser. Microsoft Office, que alguna vez fue la única opción, ahora compite con varias alternativas, sobre todo Google Workspace. Ambos afirman cómo su producto puede mejorar la productividad y como opera una empresa.

Para que puedas compararlas te dejamos también los planes que tiene disponibles Microsoft. Así, dependiendo de tus necesidades, sabrás cuál elegir.

Planes Empresariales Microsoft
Planes Empresariales Microsoft.

Microsoft llegó en 1990 mientras Google Apps en 2007. Las grandes empresas están acostumbradas a los programas de Microsoft, más orientado a trabajar como software en dispositivos desktop. Por su parte, Google se ha enfocado a trabajar desde la nube; ha sido adoptado fácilmente por PyMEs y nuevas generaciones, sin embargo, ambos pueden trabajar online y offline con opciones de sincronización.

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Google Workspace ha sido un importante rebranding para la empresa, lo cual ha permitido que la pasada G suite y Sus actualizaciones se representen con mayor precisión según la visión del producto. Entonces, ¿me conviene cambiar de O365 a Google Workspace?

Antes de decidir, haz un diagnóstico de tu empresa, identifica las necesidades de tu equipo, en qué medida necesitan las herramientas e interactúa con Google. Compara precios con el mercado. Ambos tienen precios similares, pero una ventaja de Google Workspace es que puedes contratar un plan mensual, no solo anual como Microsoft.

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Si ya sabes cuál plan te conviene, pide tu prueba gratuita de Google Workspace. Comprueba su utilidad y haz a tu empresa más eficiente pagando menos por más.


Preguntas frecuentes Google Workspace

¿Qué es un usuario en Google Workspace?

Un usuario se define como una dirección de correo electrónico personalizada (usted@suempresa). Los alias de correo electrónico de grupo, como ventas@suempresa y asistencia@suempresa, se incluyen en el precio y no cuentan como usuarios adicionales.

¿Cómo realizo la compra y el pago?

Comience con una prueba gratuita de 14 días de Google Workspace o comuníquese con el equipo de Ventas. Una vez finalizada la prueba, podrá pagar con tarjeta de crédito o bien, según la ubicación de su empresa, también podrá pagar con PayPal o por débito directo. Además, puede optar por un método prepago mediante un pago manual a su cuenta. El crédito se le debitará automáticamente al principio de cada mes en lugar de cobrarle de manera automática mediante su forma de pago principal.

¿Cuál es el plan de pagos?

Google Workspace ofrece un plan de pago flexible. Puede agregar y borrar usuarios en cualquier momento y se le facturará mensualmente. Para obtener más información sobre precios, comuníquese con el equipo de Ventas o consulte el Centro de ayuda de Google Workspace.

¿Cuáles son las principales herramientas de Google Workspace?

Las más usadas son Gmail Empresarial, Google Calendar, Google Chat, Google Meet y Google Drive.

¿Cuáles son las novedades que ofrece Google Workspace para facilitar los trabajos remotos y/o equipos distribuidos?

Ofrece mayores posibilidades de comunicación, organización, dirección de equipos y seguridad a través de Salas Google, enlaces previsualizados en Docs, mayor seguridad y protección de datos.

¿Cuáles son algunos de los beneficios que ofrece Google Workspace al momento de contratar servicios adicionales?

  • – Soporte técnico 24/7 vía correo electrónico y telefónico.
  • Gracias a sus paquetes, ahorras más en comparación con otros servicios similares.
    Capacidad de almacenamiento del correo electrónico mayor al promedio en la industria.
    Cada miembro puede contar hasta con 30 GB para almacenamiento.
    Acceso a todas las aplicaciones desde el móvil.
    Mayor inteligencia y almacenamiento de datos.
    Cursos y artículos para potenciar todas las herramientas Google Workspace. 
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