El COVID-19 nos adelantó el futuro y terminó de evidenciar aquellas áreas de oportunidad que no estábamos aprovechando. El más notable sin duda en el ámbito laboral. Ahora que tuvimos que “abandonar” las oficinas y trabajar desde casa tenemos dos retos a vencer: adaptación y permanencia. Por tal razón, la permanencia de muchas empresas, pequeñas, medianas y grandes, dependerán de su habilidad para adaptarse; con estas apps para comunicarse, podrán adaptarse mejor.
Muchos pensarán en la transformación digital, una excelente opción, pero lleva un proceso e implica involucrar la tecnología en todos los aspectos de la compañía. La forma de operar tendrá que modificarse en pro de la eficiencia y muchos otros beneficios que este modelo empresarial ofrece.
Existen muchos casos de éxito, parece que ya lo veían venir y tenían las bases hechas para poder dar este cambio en el momento adecuado. Sin embargo, hay casos en los que no fue así, y no me cabe en la cabeza la idea de que tengan que cerrar por no saber o no querer adaptarse.
Una parte fundamental de la transformación digital, es la conexión entre equipos aunque no se encuentren en el mismo espacio físico. Hoy en día, gracias a las herramientas de tecnología e internet podemos hacer remotamente casi todo.
Las 6 apps para comunicarte mejor con tu equipo de trabajo remoto
Aunque para muchas empresas este cambio llegó de golpe, la realidad es que el trabajo remoto es una tendencia creciente, cada vez más solicitada por los profesionistas. Es normal que los trabajadores se sientan atraídos por esta modalidad, pues te ofrece ventajas que un esquema convencional no hace. Aún así, es importante mencionar que hay mucho camino por recorrer, pues aunque tiene muchas ventajas, también tiene algunas dificultades.
Ya que la comunicación es la base del éxito y productividad de un equipo distribuido, es gracias a la tecnología estos equipos pueden mantener una mejor comunicación.
1. Slack: una oficina virtual
Al utilizar esta herramienta de comunicación, prácticamente cuentas con una oficina de bolsillo. Slack es popular por su interactividad y herramientas fáciles de utilizar. En ocasiones ha reemplazado al correo electrónico, por ejemplo: Lyft y Shopify, que en pro de una comunicación instantánea y eficiente lo adaptaron a su rutina de trabajo.
«El hecho de que Slack exista y sea una herramienta tan importante nos ayuda mucho a comunicarnos y a mantener esa conexión entre oficinas y equipos distantes entre sí»
Lisa Madokoro, Shopify
Por lo tanto, es una app de comunicación que facilita la interacción entre los miembros del equipo, ya que prácticamente se encuentran en el mismo lugar virtualmente. Una de las mayores ventajas de Slack, es que puedes crear tantos grupos como sean necesarios y comunicarte con ellos de forma independiente. La aplicación también te permite compartir imágenes, textos y videos, y puede vincularse a terceras aplicaciones como Google Drive y Zoom.
En resumen, Slack es una opción bastante completa y práctica para fortalecer la comunicación en línea de equipos remotos.
2. Zoom: una sala de reuniones
Sin duda, las reuniones de trabajo para compartir ideas, reportar resultados o simplemente para apoyar en un proceso creativo, son de suma importancia en las empresas. En este caso Zoom facilita y hace más eficiente la comunicación a distancia.
Al ser una empresa 100% remota, es crucial que tengamos formas confiables de comunicarnos entre nosotros, y por supuesto vernos mientras lo hacemos, así que ‘saltar a una llamada de Zoom’ es algo que hacemos todo el tiempo. Desde interacciones rápidas uno a uno para discutir detalles de algún proyecto, hasta la demostración de toda la compañía los viernes, en dónde compartimos el trabajo que hemos enviado durante la semana. Es probablemente una de las herramientas en las que más confiamos.
Dr. Fio Dossetto, Scout
Lo más notable de Zoom, es la posibilidad de realizar videoconferencias con hasta 1,000 participantes y 10,000 espectadores. La herramienta te proporciona diferentes opciones para hacer la experiencia aún más completa. Te permite grabar las reuniones, compartir pantalla, archivos, imágenes, etc. También cuenta con un chat en vivo en el que puedes interactuar con los participantes sin interrumpir las sesiones.
3. InVision: el gestor de la creatividad
La tarea de coordinar a un equipo de diseño a distancia no es fácil, pues el proceso creativo conlleva tiempo y varias fases. Con InVison parece ser posible, ya que promete acortar la distancia entre los integrantes del equipo y generar un espacio virtual idóneo para poder compartir ideas y avances.
InVision es una herramienta de diseño que permite generar prototipos interactivos, compartirlos e incluso generar accesos para revisiones y modificaciones. Es perfecto para presentar avances ya sea al equipo o al cliente, facilitando la comunicación entre ambas partes. Así podemos evitarnos los mil correos con diferentes versiones del diseño y trabajar de una forma más rápida y eficaz a distancia.
Con esta herramienta se pueden hacer presentaciones en vivo e incluso convertir la pantalla en una pizarra virtual para ir registrando las modificaciones propuestas. También tiene acceso a terceras aplicaciones como DropBox, permite tener un registro de los diseños previos y no perder ninguna idea que se haya sido modificada y que se quiera retomar.
Podemos facilitar las discusiones de diseño de forma asincrónica, rastrear los comentarios de todos los miembros del equipo y demostrar interacciones de manera fácil y eficiente. Es la mejor herramienta de creación rápida de prototipos que hemos encontrado.
Jeremy Jantz, Treehouse
4. Google Drive: el archivero digital
Todos hemos tenido diez versiones de un mismo archivo o tener que esperar las actualizaciones de algún documento.
Google Drive, es una plataforma que permite la gestión de archivos digitales por medio del almacenamiento en la nube. Esta herramienta nos permite mantener todos los archivos en una ubicación centralizada y segura, permitiendo a los colaboradores acceder a ellos en cualquier momento. Google Drive permite compartir todo tipo de documentos; texto, hojas de cálculo, imágenes, videos, presentaciones, entre otros. Además, dos personas o más pueden seguir el mismo documento con las opciones de solo verlo o incluso modificarlo.
Para eliminar el tiempo de espera y centralizar el esfuerzo está Google drive, acerca al equipo de trabajadores remotos a un mismo archivero virtual.
5. Trello: el administrador de proyectos
Al igual que las aplicaciones anteriores, Trello permite el acercamiento del equipo remoto fomentando una mayor coordinación y productividad. Esta herramienta genera acceso inmediato al seguimiento de los proyectos y a las actividades programadas para este.
Podemos describir a Trello como una herramienta de gestión de proyectos que permite organizar el trabajo y las actividades a realizar de forma sencilla. Se destaca por su estilo, simplicidad y rendimiento; es intuitiva y visualmente está organizada por tableros que permiten revisar tus proyectos en un primer vistazo. Con Trello se pueden generar listas de tareas y asignarlas a diferentes miembros, etiquetar, escribir comentarios, subir archivos, hacer checklist, etc.
Trello es una herramienta que facilita que cualquiera pueda crear una base de datos de relaciones. Lo usamos para calendarios editoriales, gestión de proyectos, para catalogar historias de nuestros clientes y más. Bromeamos que todo es más bonito en un Airtable, pero también es más fácil de almacenar, organizar y colaborar en casi cualquier cosa».
Kim Kadiyala, Zapier
6. Zapier: el automatizador del flujo de trabajo
Durante el día a día el “trabajo hormiga” es el gran ladrón de nuestro tiempo. Descargar archivos del correo electrónico, postear la misma entrada en diferentes plataformas, revisar notificaciones de un proyecto o personas en específico, ingresar contactos a diferentes listas, entre muchas otras. Son aquellas tareas que además de tediosas parecen insignificantes, sin embargo el flujo de trabajo no puede funcionar sin ellas.
Para lograr mayor productividad, los equipos remotos necesitan una alta dosis de eficiencia y comunicación, por lo que automatizar sus flujos de trabajo es indispensable. Afortunadamente la tecnología de Zapier puede eliminar horas de tedioso trabajo en unos pocos movimientos.
En resumen, Zapier es la herramienta que te permite conectar más de 1000 aplicaciones entre sí y mover datos automáticamente de unas a otras. Comúnmente Zapier llega a actuar como un intermediario para las APIs de cada servicio. Por ejemplo, puedes configurar una acción o “zap”, que al publicar una entrada en tu blog automáticamente se publique en otras de tus rede sociales.
Zapier es el miembro adicional del equipo de nuestra agencia, que une nuestros sistemas y gestiona el empuje y extracción de datos.
Alex Minchin, Zest Digital
Definitivamente una herramienta que te brinda velocidad y eficiencia en tus flujos de trabajo.
Adaptarse o morir, es el reto laboral hoy en día
De una cosa estoy segura, una vez todo vuelva a la “normalidad” el mundo como lo concebimos ya no será el mismo. Las relaciones interpersonales habrán cambiado, cada vez más empresas tradicionales habrán hecho la transición a digital y más personas estaremos felices trabajando de forma remota.
Ahora que no hay vuelta atrás y tienes las herramientas para trabajar desde casa, aprovéchalas y saca el mayor provecho que puedas.
No tienes porque poner en riesgo tu empresa o tu trabajo. Estamos en una nueva era digital nos guste o no. Ve a tu tienda de aplicaciones, descargarlas y comienza a usarlas. Todas tienen una versión gratuita.
Última actualización: 10/02/2022.
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