3 Herramientas para organizar e identificar tus prioridades

Alguna vez has pensando: ¿por qué el tiempo no me alcanza? Quisieras que el día tuviera más horas para poder hacer todas mis actividades, pero, ¿por qué termino tan cansado y siento que no avanzo? Creo que aquí no hay camino único ni fórmula secreta, pero sí hay 3 herramientas interesantes que nos pueden ayudar a responder estos pensamientos.

¿Cómo iniciar con la organización de mi tiempo?

Todo mundo tiene las mismas 24 horas cada día, desde el presidente de una nación, hasta una persona sin empleo. Que un día te alcance o sea suficiente, se relaciona más con hacer cosas que te satisfagan. Es decir, que tus actividades sean importantes para ti es fundamental, en lugar de hacer muchas cosas carentes de sentido.

Para poder hacer que cada día te deje con una sensación de hoy todo salió bien, necesitas hacer un ejercicio de introspección e identificar lo que te importa, saber cuándo debes decir «no» y tener claros tus límites de tiempo. Para ello, te voy a recomendar 3 herramientas de planeación y priorización. Pero, antes identifiquemos tus valores.

¿Qué tienen que ver los valores con organizar mi tiempo?

Hablamos de valores porque estos rigen nuestra vida desde nuestro inconsciente. Identificar tus valores te ayuda a tener una comunicación más cercana y congruente contigo mismo y con tus objetivos de vida. Cuando los objetivos de vida son claros, decidir, planear y decir “no” se vuelve fácil.

Nuestras decisiones diarias son tan rápidas que cuando no tenemos congruencia con nuestros valores, objetivos y deseos dejamos de ser efectivos y podemos caer en complacer a la gente. Decimos constantemente “sí” y nos quedamos haciendo actividades por el bien de los demás sin pensar en nosotros. Tu tiempo es valioso y limitado, piensa que con él tienes la oportunidad de hacer cosas grandiosas para tu vida.

Pero vamos al grano, las tres herramientas que te voy a recomendar son muy sencillas. Empieza poco a poco hasta que consigas organizar tu tiempo según prioridades.

3 herramientas para organizar e identificar tus prioridades

1. Checklist

Esta herramienta es muy sencilla y fácil de aplicar. Puedes hacerlo en papel o apoyarte de una app de notas. Escribe de manera precisa lo que tienes que realizar, primero en forma de lluvia de ideas. Posteriormente, puedes darle orden según qué tanto detalle necesites para cada tarea. Ojo, hay que planear sin caer en el micromanagement.

A cada actividad puedes agregarle el estado de avance; si es en etapa de planeación, gestión o seguimiento. Si todavía quieres ordenarlo más, puedes acomodarlas en una tabla como la siguiente.

2. Matriz de gestión de tiempo o de Eisenhower

Esta matriz considera dos variables: nivel de importancia y sentido de urgencia. Al crear la matriz se forman cuatro puntos de encuentro. En cada cuadrante acomodarás las actividades de tu checklist. Este acomodo de tus actividades con la pregunta «¿en qué cuadrante va?» te hace pensar en la importancia de la actividad y si realmente es urgente o puede esperar. Al hacer esto, automáticamente le asignas una prioridad y te da una pauta de acción.

¿La habías visto antes? Si la respuesta es no, vuelve a verla con más detenimiento. Piensa en un par de cosas que tienes en tu lista, acomódalas donde corresponde y verás que hace sentido. Por ejemplo, sí estás trabajando con un cliente importante y tienes la fecha de entrega a la vuelta de la esquina, ¡hazlo ya! Por otra parte, si hay un evento laboral que no es de tanta relevancia para ti y puede ser que tu asistencia no sea indispensable, elimina esta actividad.

Conforme hagas este ejercicio de identificar qué hacer, planear, delegar y eliminar, verás que tus decisiones cada vez serán más sencillas. Este proceso se repite con todas las actividades que tienes que hacer. Recuerda, ¡la práctica hace al maestro!

3. Agenda electrónica

Cuando hayas desglosado tu checklist, tu mente estará más desocupada. Sobre todo si también utilizaste la matriz de gestión de tiempo que te da certeza y claro curso de acción. Ahora, es momento de darle tiempo a tu día. La mejor forma de hacerlo es con una agenda física o electrónica. Sinceramente, las apps de agendas electrónicas son muy prácticas. Te acompañan a todo lugar y no querrás quedarte rezagado con el paso del tiempo y la tecnología.

Tus horizontes de planeación pueden ser sistemáticos y a largo plazo, o también, más sencillos y a corto plazo. En ambos casos, considera hacer un ejercicio mental semanal y otro diario. Hazlos breves para que te crees el hábito.

Hay días que se organizarán por sí mismos y solo tendrás que revisar lo que ya está en tu agenda. En otros días tendrás espacio para ser más creativo y decidir qué te gustaría hacer. La recomendación es que tomes cuando menos 5 minutos cada noche para revisar tu agenda. Esto te ayudará a tener todo tipo de detalles de preparación de tu día, desde cómo debes vestirte, hasta si debes hacer algún contacto de seguimiento o gestión, según lo que vimos en la parte del checklist.

Sobre todo, recuerda que la agenda es un sistema de manejo de tu tiempo. Asegúrate de incluir actividades de esparcimiento personal donde sea pertinente, así como el tiempo para tus seres queridos.

Ahora sí, a planear y disfrutar sin estrés las 24 horas que tiene cada día

Al terminar de leer este artículo debes quedarte con dos cosas útiles para ti:

1. Sabrás identificar tus valores para que sepas lo que quieres de la vida.
2. Comenzarás a utilizar herramientas sencillas que te ayuden a planear tu día.

Dicen que las personas al final de su vida pueden arrepentirse de no pasar suficiente tiempo con sus seres queridos, pero nunca de no pasar suficiente tiempo en su trabajo.
Crea espacio para tus seres queridos, tu salud y tu desarrollo personal. Recuerda que en la vida, estas son las cosas realmente importantes.

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Última actualización: 10/02/2022