Los KPIs (Key Performance indicators) o indicadores de rendimiento, y las herramientas de Business Intelligence (BI), son ideales para medir el progreso de tu startup. Las grandes empresas de tecnología usan KPIs para ser más eficientes.
Cuando los KPIs son adecuadamente implementados y mantenidos, estos motivan al equipo. Esta motivación se traduce a un ambiente más productivo y enfocado, lo cual es clave para el éxito de tu startup.
Tu equipo debe tener un objetivo claro y ser capaz de monitorearlo, medirlo y ajustarlo cuando sea necesario.
¿Por qué es importante definir KPIs?
Los KPIs son índices de medición establecidos en las organizaciones; dependen de sus objetivos, para evaluar la eficiencia y productividad del proceso implementado por el equipo de trabajo.
Implementar KPIs es la única manera de saber si tu equipo es eficiente. El seguimiento activo y análisis es sólo la primera parte. La información obtenida debe traducirse en decisiones y estrategias.
Comprensible, específico, medible, alcanzable, relevante y temporal.
1. Define el proceso operativo, 2. Identifica las actividades críticas del proceso, 3. Establece objetivos específicos, 4. Elabora un cuadro de mando o matriz, 5. Monitorea y ajusta los KPIs.
¿Qué son los KPIs?
Los KPIs son índices de medición establecidos en las organizaciones. Dependen de sus objetivos, para evaluar la eficiencia y productividad del proceso implementado por el equipo de trabajo. Permiten sintetizar información útil para la toma de decisiones, establecer estrategias adecuadas a las necesidades de la empresa para lograr su meta.
Con los KPIs obtenemos un mapa que va de lo general a lo particular sobre la situación actual de la empresa. Nos permite determinar la eficacia con la que se está desarrollando cada tarea. Son la mejor vía para identificar puntos débiles en el proceso y atacar el problema a tiempo.
Funcionan como motivador o guiador de conductas. Desde la dirección se marca el ritmo de trabajo y la calidad del mismo.
¿Por qué es importante medir el rendimiento de tu equipo?
Implementar KPIs te permite hacer a tu equipo más eficiente. Estas son las razones por las cuales debes medir tus procesos con KPIs:
- Permite el seguimiento de objetivos y metas empresariales.
- Fomenta cultura de rendición de cuentas y reportes.
- Determinan el progreso conseguido y detecta patrones.
- Da flexibilidad y aumenta la capacidad de reacción, optimizando las estrategias.
- Brindan información útil para tomar decisiones.
- Permiten adaptarse a cambios en factores internos y/o externos.
- Detecta deficiencias en capacitación y entrenamiento de los colaboradores.
- Mantiene al equipo competitivo y motivado.
- Permite la escucha activa y participación de los colaboradores en mejoras del proceso.
- Fomenta el aprendizaje y crecimiento personal.
- Da certidumbre a inversores y directivos a través de información sintetizada y asertiva.
Monitorear los indicadores de rendimiento no es suficiente. El seguimiento activo y análisis es sólo la primera parte. La información obtenida debe traducirse en decisiones y estrategias.
¿Cuáles son las principales características de los KPIs?
Los KPIs se definen basado en objetivos y metas de cada empresa. Comúnmente son influenciados por la personalidad o preferencias de los líderes. Aún así deben contar con las siguientes características para asegurar su efectividad:
- Comprensible: hazlo sencillo de entender para todos los involucrados.
- Específico: céntrate en un objetivo concreto para cada indicador.
- Medible: determina unidades de medida objetivas.
- Alcanzable: establece objetivos realistas y que generen valor al proceso.
- Relevante: selecciona sólo las tareas críticas en el proceso.
- Temporal: deben tener un período delimitado para ser medido.
5 pasos para establecer los KPIs
1. Define el proceso operativo
Primero aclara los pasos y actividades que se llevan a cabo. Ve de lo general (macro-proceso) a lo particular (procesos específicos). Así tendrás una visión ordenada de las actividades críticas en la organización. Enfócate en un área, proyecto o proceso específico.
Cada paso está compuesto por procesos específicos; define KPIs para cada uno. Este es sólo un ejemplo de cómo puede ser el macro-proceso de un área; define el de tu empresa y adáptalo a tus objetivos.
2. Identifica las actividades críticas del proceso
Estos serán tus KPIs; son aquellas partes del proceso que tienen más relevancia en el cumplimiento de objetivos. Aunque todas las actividades suman y la mayoría son medibles, no todas aportan información valiosa. Asegúrate de establecer indicadores que cumplan con las características del método SMART.
3. Establece objetivos específicos
Cada indicador o variable crítica que definas debe tener un objetivo claro y específico. No dejes nada a criterio, se puede prestar a malentendidos.
4. Elabora un cuadro de mando o matriz
Para elaborar esta herramienta de control puedes utilizar Excel. En ella agrega los criterios importantes de tus KPIs, fórmulas para calcularlo y otros datos.
- Indicador: Agrega las variables críticas determinadas.
- Definición/fórmula: Define cada indicador de forma concisa o detalla la fórmula para calcularlo.
- Rangos de cumplimiento: Establece rangos de cumplimiento (óptimo, medio y malo/ alto, medio y bajo)
- Unidad de medida: Identifica la unidad de medida para cuantificar el indicador.
- Periodicidad: Delimita el período de tiempo para evaluará el indicador. (Semanal, mensual, trimestral, etc.)
- Decisiones: Establece tres decisiones a tomar según el rango de cumplimiento alcanzado.
- Ejecutor: Identifica al responsable para ejecutar cada indicador
- Supervisor: Define a la persona encargada de supervisar el cumplimiento del indicador.
5. Monitorea y ajusta los KPIs
Una vez definidos los KPIs es importante establecer un período de implementación y prueba. Observa detalladamente los resultados, la facilidad de medición y la información obtenida a través de ellos. Reajusta aquellos criterios que quedaron por debajo o por arriba de los resultados reales; así como aquellos criterios que aportan poca información para tomar decisiones.
En este punto, las herramientas de Business Intelligence te facilitan la tarea de análisis e interpretación de datos. Algunos de los softwares más populares y completos para esto son SAP BI, Microsoft Power BI, Oracle BI, entre otros.
Sigue esta guía para definir los KPIs de tu equipo y aumenta su productividad. Reúnete con tus colaboradores y haz una lluvia de ideas, en equipo tomaran mejores decisiones.
¡Mucho éxito!
